Problème

Lors de la mise à jour du rapport des comptes, un nouveau rapport est généré et doit être téléchargé.

Tous les commentaires qui ont été mis sur le rapport précédemment téléchargé doivent être copiés dans le nouveau rapport à jour.

Cet article complète la procédure standard disponible ici : https://support.primetechnologies.ch/fr/kb/articles/mch2-be-rapports-preliminaire-budget-et-comptes-annuels

Solution

Utiliser les RemoteApp (raccourcis) afin d’ouvrir le fichier Excel “Comptes_annuels_MCH2.xls”.

Mettre à jour le fichier, cliquer sur “Enregistrer sous” afin d’enregistrer une copie sur votre ordinateur, ou dans un de vos répertoires sur votre réseau.

Exemple ici “N\FINANCES\budget et comptes\Rapports pour établissement des budgets et comptes”.

Utiliser les RemoteApp (raccourcis) afin d’ouvrir le fichier Word “rapport Annuel MCH2.docx”.

Cliquer sur “Enregistrer sous” afin d’enregistrer une copie sur votre ordinateur.

Faire un clic droit sur le fichier Word téléchargé et vérifier dans les propriétés qu’il ne soit pas en lecture seule.

Note : Dans notre exemple, les deux fichiers sont dans le même répertoire. Il est important que le fichier Excel reste dans le même répertoire, le fichier Word peut être déplacé dans un autre répertoire.

Fermer les fichiers Word et Excel ouverts depuis les raccourcis (RemoteApp).

Ouvrir les deux fichiers Word et Excel récemment téléchargés.

Copier une cellule du fichier Excel, par exemple ici la cellule A11 avec la valeur 7101.

Dans le fichier Word, n’importe où, faire un clic droit et coller la cellule en choisissant une option de collage qui garde la liaison, par exemple “Lier et conserver la mise en forme source”.

Note : selon les versions de Word, l’option de collage peut avoir un nom différent, mais mentionne toujours un “lien” ou une “liaison”.

Une fois collée, on retrouve la valeur 7101 sur le fichier Word.

A ce stade, il faut impérativement fermer le fichier Excel.

Un clic droit sur cette valeur 7101 permet d’accéder aux liaisons via le menu “Objet Worksheet lié > Liaisons...”.

Dans la fenêtre des liaisons, la ligne en jaune indique où se trouve le fichier avec les données à jour, c’est le chemin que nous allons modifier.

La première ligne des liaisons représente la cellule que l’on vient de copier (1).

Les autres lignes sont les liens qu’il faut modifier afin que la source de données du fichier Word soit le fichier Excel téléchargé, et non plus le fichier Excel disponible sur le serveur (celui que l’on doit ouvrir à l’aide des RemoteApp).

Sélectionner toutes les lignes de la deuxième à la dernière. Pour cela, cliquer sur la deuxième ligne (2), descendre avec l’ascenseur (3) et en maintenant la touche Majuscule enfoncée, cliquer sur la dernière ligne.

Cliquer ensuite sur “Modifier la source” (4).

Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionner le fichier Excel Comptes_annuels_MCH2.xls qui, dans notre exemple, se trouve dans le répertoire

“N\FINANCES\budget et comptes\Rapports pour établissement des budgets et comptes”.

Comme il y a environ 30 liens, il faudra sélectionner 30 fois le fichier.

Astuce : Copier le chemin vers le fichier afin de le coller plutôt que devoir sélectionner manuellement chaque fois le fichier.

Une fois terminé, fermer la fenêtre. Enregistrer.

Retourner dans les liaisons (clic droit sur la valeur 7101).

Se positionner sur la première ligne qui a pour élément “HOME!...” puis cliquer sur “Rompre la liaison”. Fermer. Enregistrer le fichier.

A présent le fichier Word est lié au fichier local Comptes_annuels_MCH2.xls.

Mettre à jour le fichier (CTRL+A puis F9).

Astuce : Mettre le fichier fonctionnel en lecture seule afin d’éviter de casser le mécanisme par erreur.

Mettre à jour le fichier après une modification

Pour tester : saisir un commentaire dans le fichier rapport Annuel MCH2.docx puis fermer le fichier.

Ouvrir le fichier Excel à l’aide de la RemoteApp (raccourcis). En effet, celui-ci est connecté à la base de donnée Oracle, contrairement au fichier local.

Mettre à jour le fichier comme d’habitude en saisissant l’exercice sur l’onglet “Home” et les deux versions de budget, puis l’icône de mise à jour.

Une fois à jour, télécharger le fichier (enregistrer sous) dans le répertoire local (dans notre exemple, N\FINANCES\budget....).

Ouvrir le fichier Word.

Tout sélectionner CTRL+A, puis F9 pour mettre à jour le fichier.

Les tableaux se mettent à jour avec les bons montants provenant de PCE.

Les commentaires restent dans le fichier.