Matrice de conversion : nommage du fichier xlsx

Nous recevons de nombreuses matrices de diverses communes, et pour chaque commune plusieurs versions par mois, au fur et à mesure que l’échéance approche et que des contrôles sont effectués. Ces fichiers sont reçus par messagerie, stockés sur notre serveur, et enfin traités par nos consultants.

Pour cette raison, et afin de faciliter le travail de tous et d’éviter des confusions, y compris pour vous, nous vous remercions de nommer votre fichier de manière similaire pour chaque envoi, mais toujours avec un élément variable permettant de distinguer un envoi d’un autre, et cela de manière chronologique. L’élément variable peut être soit une mention de version, soit une date (mais svpl, une date au format AAAA-MM-JJ, et non pas JJ-MM-AAAA, afin de garantir un tri ordonné par défaut).

Exemples de nommage pour votre matrice :

• ST-PREX-conversion-MCH2-V1.xlsx

• ST-PREX-conversion-MCH2-V2.xlsx

• PENTHALAZ-conversion-MCH2-2024-09-21.xlsx

• PENTHALAZ-conversion-MCH2-2024-10-04.xlsx

• PENTHALAZ-conversion-MCH2-2024-11-02.xlsx

Après avoir effectué les contrôles sur votre version de matrice, nous vous la renvoyons toujours avec le même nom de fichier que celui de l’envoi, auquel nous ajoutons une mention -retour- et avec les initiales du consultant qui a traité cette matrice.

Par exemple : PENTHALAZ-conversion-MCH2-2024-11-02-retour-EHO.xlsx.

Colonnes et lignes de la matrice

Ne modifiez pas ni ne supprimez les colonnes présentes dans la matrice (fichier xlsx) qui vous a été transmise.

Vous pouvez éventuellement ajouter des colonnes, telles qu’une colonne REMARQUE, DIVERS, COMMENTAIRE ou AUTRE, mais uniquement à droite de la dernière colonne standard. Attention, les colonnes ajoutées ne seront traitées que visuellement (pas de traitement de contrôle automatique sur celles-ci).

Chaque ligne est destinée à définir la conversion (ou la non conversion) d’un compte ou d’une fonction MCH1 en MCH2. N’insérez pas de lignes de séparation ou de mise en forme.

Ne pas utiliser de signes pour spécifier qu’il n’y a pas de valeurs

N’utilisez pas de signes pour spécifier qu’il n’y a pas de valeurs dans une cellule de la matrice. Si la cellule d’une colonne ne doit pas avoir de valeur, laissez la cellule vide :

Ne pas mettre des signes comme - ou / ni saisir une mention telle que vide ou n/a

qui sont inutiles et nous obligeraient à les enlever, à chaque fois.

S’il n’y a pas de valeur, ne saisissez rien dans la cellule, tout simplement.

Spécificités des colonnes

Colonne ‘IMP_ACS_MCH_LINE’

Ne vous préoccupez pas de cette colonne. Nous la traitons par nos soins à chaque contrôle.

Colonnes ‘MCH1_COMPTE_NO’ et ‘MCH2_COMPTE_NO’

Format

Le format des colonnes MCH1_COMPTE_NO et MCH2_COMPTE_NO est particulièrement important. Il doit être, et rester, en format Texte dans le tableur Excel. Vérifier cela notamment après l’éventuelle insertion d’une nouvelle ligne par vos soins.

L’expérience a montré qu’il y a souvent des problèmes pour les numéros des comptes de bilan qui utilisent un format avec une extension précédée d’un point (ce format est celui le plus utilisé pour les comptes de bilan).

Exemple : vous saisissez, dans la colonne MCH2_COMPTE_NO, un numéro de compte avec le numéro 1002.10 et la description Banque UBS XYZ. Si avant la saisie, la colonne (et donc la cellule) du numéro n’a pas été strictement spécifiée pour recevoir une valeur de type Texte, la valeur de la cellule de numéro de compte a de forte chance d’être transformée en 1002.1 (c’est-à-dire avec un 0 final tronqué). En effet, par défaut Excel interprétera votre valeur comme une valeur numérique, où le 0 final sera dans ce cas enlevé car inutile d’un point vue numérique. Et donc, lors du contrôle de votre matrice, notre programme relèvera une incohérence. Idem pour vos valeurs dans la colonne MCH1_COMPTE_NO.

Dans la définition des numéros de compte MCH2, optez pour un format uniforme par catégorie de compte (tous les comptes MCH2 de BILan ont le même format, tous les comptes de RESultat on le même format, et pareil pour les comptes d’INVestissement).

Unicité des numéros de compte

Un numéro de compte (MCH1 ou MCH2) ne peut apparaître qu’une fois dans l’ensemble de la matrice.

La migration MCH2 consiste en un changement de plan comptable, c’est-à-dire de numéros de comptes financiers et de fonctions ( = divisions/services/dicastères). Nous ne prenons par exemple pas en charge le partage du solde ou du budget d’un compte MCH1 sur plusieurs comptes MCH2 (ceci impliquerait des transactions comptables).

De même, donner pour équivalence à plusieurs comptes MCH1 le même numéro de compte MCH2 n’est pas possible, puisqu’un numéro de compte est unique dans un plan comptable. Nous ne prenons pas en charge l’agrégat de solde ou de budget de plusieurs comptes MCH1 sur un seul compte MCH2.

Exemple d’un extrait de matrice (comptes BIL et RES) :

Colonne ‘COMPTE_NATURE’

Il s’agit ici en fait de définir la catégorie de comptes (selon la terminologie dans ProConcept ERP).
Seules quatre valeurs sont possibles dans cette colonne :

• BIL pour les comptes de bilan

• RES pour les comptes de résultat (fonctionnement)

• INV pour les comptes d’investissement

• FCT pour les fonctions ( = divisions/services/dicastères)

Il est possible que votre matrice ne contienne pas de comptes d’investissement (INV) à ce jour. Mais vous devrez en utiliser dès le 1er janvier de l’année de votre passage au MCH2, pour comptabiliser les dépenses et les recettes d’investissement. Or comme à cette date vous n’aurez certainement pas encore migré en MCH2, il paraît nécessaire que les comptes d’investissement nécessaires soient déjà créés, en MCH1 (même si non utilisé avant le 1er janvier de l’année de votre passage au MCH2). 

La valeur associée à celle du compte MCH1 doit être la même que celle associée au compte MCH2 (on ne peut pas avoir BIL en MCH1 et INV en MCH2, par exemple).

A propos des fonctions (valeur FCT)

 Vos fonctions existantes MCH1 doivent également être converties en fonctions MCH2.

Par exemple:

Une fonction MCH1 pourrait ne plus être utilsée en MCH2.

Vous définirez certainement de nouvelles fonctions pour le MCH2. Celles-ci doivent également être mentionnées dans la matrice, mais bien évidemment sans équivalent MCH1. Exemple :

 Enfin, les fonctions MCH2 doivent avoir le même format (par exemple 5 positions).

Colonne ‘MCH2_DESCRIPTION’

Cette colonne reçoit la description d’un compte MCH2 dont le numéro est défini dans la colonne MCH2_COMPTE_NO. Si la description souhaitée en MCH2 est la même que celle du compte MCH1 y relatif, il n’est pas obligatoire de spécifier la description MCH2. Vous pouvez dans ce cas laisser la colonne MCH2_DESCRIPTION vide. Par défaut, la description du compte MCH1 sera conservée (de fait, on ne changera alors que le numéro de ce compte).

Colonne ‘Plus utilisé en MCH2’

Si un compte MCH1 ne sera plus utilisé au 1er janvier de l’année de passage au MCH2, alors saisissez la valeur 1 dans la colonne Plus utilisé en MCH2.

Remarque: Un compte MCH1 qui ne sera pas utilisé en MCH2 ne signifie pas forcément qu’il ne doit pas être converti en MCH2 (c’est-à-dire recevoir un numéro de compte MCH2 dans votre matrice) !

En effet, pour pouvoir obtenir une comparaison du solde ou du budget de l’année précédente d’un compte lorsque vous serez en MCH2, ce compte doit avoir été converti en MCH2, même si son solde et son budget de l’année courante est à zéro et défini dans la matrice comme plus utilisé en MCH2. Si ce compte MCH1 n’était pas converti en MCH2, il n’apparaîtrait pas dans la classification de comptes MCH2, quand bien même un solde ou un budget année précédente existait pour ce compte.

Les comptes que vous aurez définis comme ‘Plus utilisé en MCH2’ recevront automatiquement au moment de la migration une date de fin de validité au 31 décembre de l’année précédent votre passage au MCH2 (sauf s’il existe déjà une date de fin de validité antérieure à cette dernière).