Toute la visualisation et les droits sur des comptes dans ProConcept est basée sur les divisions et les codes libres.

Lors de la création d’un compte, il est important de vérifier que ces éléments soient bien présents, autrement les comptes ne seront pas visibles dans les différents rapports, dans la saisie du budget et dans l’export des comptes XML.

Création d’un compte

Dans l’objet “Compte”, cliquer sur “Ajouter” puis saisir la catégorie, le numéro et la description.

Ce sont les 3 éléments indispensables pour pouvoir créer le compte.

Division

L’onglet division est automatiquement rempli avec la division correspondante à la fonction du compte, si celle-ci existe.

Si la division, ici 43300, n’existe pas, ajouter la division en choisissant “Division” (peut aussi s’appeler “Tâches, Fonctions ou Dicastère” selon votre installation).

Changer la commande de recherche à l’aide d’un clic droit sur le champ de recherche, pour choisir “Compte par numéro”, ce qui permettra d’afficher les divisions existantes.

Les divisions ne sont pas des numéros de comptes “Valides MCH2” comme la commande standard).

Ajouter ensuite la division manquante

Revenir dans les comptes financiers, sur le compte où la division était manquante, cliquer sur “Modifier” puis “Valider”.

La procédure qui rattache la bonne division et les codes libres selon le numéro du compte est déclenchée lorsqu’on clique sur le bouton “Valider”.

Codes libres

Lorsqu’un compte est créé, le numéro du compte est décomposé dans les codes libres > MCH2 afin de pouvoir intégrer le compte dans les classifications.

S’il s’agit du premier compte créé pour cette fonction, il convient de vérifier que la fonction existe et que les codes libres de chaque niveau ont bien été créés.

Si un code est manquant, ouvrir le dictionnaire à l’aide des 3 petits points à côté de la liste déroulante puis ajouter la valeur et sa description

Une fois cela fait, cliquer à nouveau sur “Modifier” puis “Valider” sur le compte et vérifier que tous les codes libres aient bien été correctement associés.

Contrôle des éléments manquants

Deux commandes de recherche sont présentes dans la gestion des comptes permettant de voir tous les comptes pour lesquels il n’y a pas de division, ainsi que tous les comptes pour lesquels il manque le code libre 10 (si vos fonctions sont sur 5 positions) ou le code 9 (si vos fonctions sont sur 4 positions)

Classifications

Une fois les nouveaux comptes créés, rafraîchir les classifications.