En quoi la gestion des Affaires dans le cadre des préavis / crédits d'investissement est-elle particulièrement utile ?

• Dans le cycle de vie d'un investissement, la gestion de ses dépenses et de ses recettes permet de contrôler les dépenses et les recettes d'une investissement avant que les dépenses nettes soient activées au bilan (en vue de leur amortissement)

• Si le module Immobilisations offre les fonctionnalités de calcul et de comptabilisation des amortissements, avant cela, c'est la gestion des Affaires qui permet d'assurer le suivi des dépenses et recettes de l'investissement, en regard de montants budgétés, dont la totalité représentent le crédit accordé.

Que représentent respectivement l'Affaire, et le Budget d'affaire ?

• L'Affaire représente le crédit d'investissement (= préavis)

• Un Budget d'affaire matérialise soit la globalité de l'investissement (dans le cas d'un projet de crédit plutôt simple), soit une partie de celui-ci. Dans ce dernier cas, plusieurs Budgets seront déclarés pour l'affaire, chacun représentant une partie du crédit, par exemple l'étude de faisabilité de l'investissement, une étape de travaux, une catégorie des travaux ou une partie de l'acquisition de l'investissement

• Il n'y a pas de limite au nombre de Budgets par affaire, mais il en faut au moins un par Affaire.

• Pour représenter un crédit d'investissement dans la gestion des Affaires, on aura donc au moins une Affaire et un Budget, ou une Affaire et plusieurs Budgets d'affaire.

Pourquoi avoir plusieurs budgets par affaire ?

• Les listes et tableaux de bord couvrant le cycle de vie d'un investissement reposent sur un lien entre le suivi des dépenses/recettes et la(les) fiche(s) d'immobilisation du crédit d'investissement. Or, lorsqu'un crédit impacte plus d'un dicastère (service/division) et/ou que les biens investis seront amortis sur des durées différentes (ou associés à des catégories d'immobilisations distinctes), alors il sera nécessaires de déclarer plusieurs fiches d'immobilisation.

• A la fin de chaque exercice comptable, les dépenses nettes des crédits d'investissement doivent être activées au bilan. C'est le passage de la gestion des Affaires aux Immobilisations. Conceptuellement, les Budgets d'affaire matérialisant une partie d'un crédit d'investissement, chacun d'entre eux peut être associé à une fiche d'immobilisation. Mais une fiche d'immobilisation a une et une seule durée d'amortissement (et un seul compte pour l'amortissement). En conséquence, dans le cas où un crédit d'investissement se répartit en plusieurs biens investis dont les durées d'amortissement seront différentes (ou dont les catégories d'immobilisation seront multiples), il est nécessaire de déclarer au moins un Budget d'affaire par fiche d'immobilisation constituant le crédit d'investissement.

• Par ailleurs, même si le crédit d'investissement ne concerne qu'un seul dicastère et que le bien acquis finalement ne sera amorti que sur une seule durée, rien n'empêche de créer plusieurs Budgets pour l'affaire. Chaque Budget pourra par exemple représenter une étape de travaux, pour chacune desquelles on aura élaboré un budget en CHF. Ceci permet un suivi des dépenses et recettes d'investissement très fin, s'il est nécessaire et souhaité.

A quoi servent les liens comptes dépense / recette d'investissement sur le(s) Budget(s) d'affaire ?

• Chaque lien défini une règle de comptabilisation: si le dossier relatif au Budget d'affaire est utilisé pour une dépense, c'est le compte de dépense d'investissement associé au Budget y-relatif qui doit être utilisé (idem pour le compte recette).

• Ces règles étant définies, elles peuvent être contrôlées par l'ERP. Toute imputation comptable relative à un dossier de budgets d'affaire ne respectant pas une de ces règles pourra être signalée sur une liste ou un tableau de bord.

• Ce contrôle peut même être contraignant si les imputations comptables des dépenses/recettes d'investissement sont saisie manuellement (et non pas via une GED) : dans ce cas, un contrôle à la validation de chaque facture (ou document CG) peut être déclenché et signaler si une règle n'est pas respectée.

• Attention: définir un lien sur un compte d'investissement dépense (ou recette) pour un Budget d'affaire n'est pas ce qui empêchera la comptabilisation d'une imputation du dossier yrelatif sur un autre compte !

• un lien sur un compte de dépense (voire de recette) d'investissement permet également une mise à jour par script des imputations historiques, lors de la reprise et mise en place de la gestion du suivi des investissements via les affaires (voir votre consultant Prime Technologies à ce sujet).

A quoi sert le lien compte bilan sur le Budget d'affaire ?

• Ce lien est utile dans le cas où la comptabilisation d'une dépense/recette d'investissement ne se fait pas manuellement, mais par le biais d'une GED ou d'une application tierce.

• En effet, dans le cas susmentionné, la fiche d'immobilisation relative au dossier du Budget d'affaire n'est la plupart du temps pas renseignée sur l'imputation comptable. Pourtant, s'agissant d'un investissement, l'imputation sur l'axe Fiche d'immobilisation, en plus de celle du dossier, est indispensable pour pouvoir être intégrée par la suite dans le module Immobilisation.

• Un traitement automatisé peut alors se charger de mettre à jour les imputations d'investissement pour lesquelles la fiche d'immobilisation manquerait (les liens sur les budgets d'affaire sont néanmoins indispensables dans ce cas).